راهنمای خرید دستگاه حضور و غیاب + معرفی چند تا از بهترین‌ها

دهه‌های پیشین خبری از دستگاه حضور و غیاب نبود و از روش‌های فیزیکی – مثل امضا – برای تشخیص حضور و غیاب کارکنان یک اداره، شرکت و در کل سازمان استفاده می‌کردند؛ اما رفته‌رفته دستگاه‌های حضور و غیاب سروکله‌شان پیدا شد و همین دستگاه‌ها هم به‌تدریج پیشرفته‌تر شدند، تا جایی که از حالت کارتی به حالت اثر انگشت رسیدند. اگر برای شرکت یا اداره‌تان به‌دنبال خرید دستگاه حضور و غیاب هستید، پیشنهاد می‌کنم این نوشتار را مطالعه کنید. در ادامه مروری بر معیارهایی که باید به‌هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب مدنظر داشته‌باشید خواهیم داشت.

دستگاه حضور و غیاب چیست؟

به‌‎طور ساده، دستگاه حضور غیاب برای ثبت ساعات ورود و خروج کارکنان به سازمان است. با این دستگاه می‌توان به ساعاتی که هر کارمند در سازمان حضور پیدا کرده و همچنین از سازمان خارج شده دسترسی داشت. آگاهی از ساعات ورود و خروج کارمند تبعات و پیامدهای مثبت زیادی دارد که از جمله‌ی آن‌ها می‌توان به میزان کارکرد هر کارمند اشاره کرد. در پایان هر ماه می‌توان دریافت کرد که کارمند A در طی ماه چند ساعت در سازمان حضور داشته و همین به تعیین دستمزد – از جمله برای اضافه‌کار و حتی کسری – کمک می‌کند.

باوجودی‌که درحال‌حاضر چندین نوع دستگاه حضور و غیاب در بازار وجود دارند، معمولاً از دستگاه‌های اثرانگشتی استفاده می‌شود. انواع شاخص دستگاه‌های حضور و غیاب شامل دستگاه‌های کارتی، اثرانگشتی، اسکن کف دست، بیومتریکی و … می‌شود.

نکات مهم هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب

1- ابتدا نوع دستگاه را تعیین کنید

قبل از خرید باید بدانید که کدام‌یک از دستگاه‌های حضوروغیاب می‌توانند انتخابی مناسب باشند. معمولاً از دستگاه‌های اثرانگشتی استفاده می‌شود، اما این شما هستید که باید با توجه به شرکت، اداره و در کل سازمانی که در آن فعالیت می‌کنید، نوع دستگاه را تعیین کنید.

قطعاً اگر دستگاه‌هایی که از روی تشخیص چهره و حتی تشخیص عنبیه، فرد را تشخیص می‌دهند انتخاب کنید، راه را تا حد زیادی روی تقلب می‌بندید، اما این دستگاه‌ها قیمت بالاتری نسبت به دستگاه‌های کارتی دارند.

در مجموع هیچ قطعیتی در برتری‌دادن انواع دستگاه حضور غیاب بر یکدیگر نیست و هر کس می‌تواند با توجه به شرایط، انتخاب متفاوتی داشته‌باشد.

البته به این نکته اشاره کنم که برخی دستگاه‌ها تک‌بعدی نیستند و به‌عنوان مثال هم به‌صورت اثرانگشتی و هم از طریق تشخیص چهره فعالیت می‌کنند. اگر محدودیتی در هزینه‌کردن نداشته‌باشید، می‌توانید روی این دستگاه‌ها حساب کنید.

2- تعداد پرسنل سازمان را در نظر داشته باشید

برخی از دستگاه‌های حضوروغیابی که بر پایه‌ی اثر انگشت عمل می‌کنند، امکان ثبت 1000 اثر انگشت و حتی بیشتر را می‌دهند؛ اما برخی دیگر محدود هستند. باید پیش از انتخاب و خرید دستگاه، دقیق بدانید که برای چه تعداد پرسنل می‌خواهید دستگاه تهیه کنید. اگر تعداد پرسنل‌تان زیاد است، شاید نیاز به خرید 2 و حتی 3 دستگاه داشته باشید.

3- محل نصب را در نظر داشته باشید

برخی از دستگاه‌های حضور و غیاب در برابر آب و گرد و غبار چندان مقاوم نیستند و از این رو نباید آن‌ها را در محیط‌های روباز استفاده کنید. این یعنی باید قبل از خرید دستگاه حضور و غیاب بدانید که قرار است دستگاه را در چه مکانی نصب کنید و با درنظرگرفتنِ شرایط مکان نصب، بهترین گزینه را انتخاب کنید.

4- سرعت دستگاه را در نظر داشته باشید

در بالا اشاره شد که باید قبل از خرید، بدانید که دستگاه را برای چه تعداد پرسنل می‌خواهید، چرا که ظرفیت ثبت اثر انگشت یا وضعیت چهره در یک دستگاه با دستگاهی دیگر ممکن است متفاوت باشد، اما موردی دیگر که از دستگاهی به دستگاهی دیگر فرق می‌کند سرعت تشخیص است.

برخی دستگاه‌ها اثر انگشت یا چهره را سریع تشخیص می‌دهند و برخی دیگر سرعت پایینی در تشخیص دارند. این مسئله روی قیمت دستگاه حضور و غیاب تأثیری چشمگیر دارد.

5- به قیمت توجه کنید

همیشه این‌گونه نیست که محصول گران‌تر با کیفیت‌تر هم باشد. در برخی موارد، یک محصول هم قیمتی پایین‌تر از دیگری دارد و هم کیفیت‌اش بالاتر است و بنابراین باید هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب کاملاً مشخصات و ویژگی‌های دستگاه را بررسی کرده و سپس قیمت آن را مدنظر داشته باشید و با درنظرگرفتنِ قیمت آن و قیاس با قیمت محصولات دیگر، برای خرید یا عدم‌خرید دستگاه تصمیم‌گیری کنید.

معرفی چند نمونه از بهترین دستگاه‌های حضور و غیاب

حال که سری به نکات مهم پیش از انتخاب دستگاه حضور و غیاب زدیم، بد نیست سری هم به چند نمونه از بهترین‌های بازار ایران بزنیم:

1- دستگاه حضور و غیاب مدل M01

اگر خواهان خرید دستگاه حضور و غیاب ارزان‌قیمت ولی با کیفیت هستید، مدل M01 یکی از بهترین انتخاب‌هایی‌ست که پیش‌رو دارید. این دستگاه برای فعالیت نیازی به هیچ نرم‌افزاری ندارد. دستگاه از نوع دستگاه‌های اثرانگشتی‌ست و قابلیت ذخیره‌ی 1000 اثر انگشت مجزا را دارد. خوشبختانه از این قابلیت هم برخوردار است که زمان ورود و خروج هر یک از افراد را  – به همراه مواردی همچون تأخیرها، ساعات کارکرد، کم‌کاری و … – به‎شکل دقیق ذخیره کرده و به‌صورت فایل اسکل از طریق درگاه USB در اختیارتان قرار دهد. این دستگاه دارای دفترچه‌ی فارسی بوده و از یک سال گارانتی برخوردار است.

مشاهده‌ی دستگاه حضور و غیاب مدل M01 در دیجی‌کالا

2- دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره و اثرانگشتی کارابان مدل KTA-630 Wifi

در بالا اشاره شد که برخی از دستگاه‌های حضور و غیاب تک‌بعدی نیستند و در واقع هم از عملکرد اثرانگشتی و هم تشخیص چهره برخوردار هستند. دستگاهی که تصویرش را در بالا می‌بینید، نه‌تنها دارای عملکرد اثر انگشت است، بلکه از سیستم‌های تشخیص چهره و کلمه‌ی عبور هم برای تشخیص کارمند استفاده می‌کند.

خوشبختانه این دستگاه دارای دیودهای ماوراقرمز است که به‌واسطه‌ی آن‌ها چهره‌ی افراد را در محیط‌هایی که نور کافی وجود ندارد تشخیص می‌دهد.

پشتیبانی از شبکه‌ی بی‌سیم وای‌فای و نرم افزار حضور و غیاب اختصاصی کارابان از دیگر ویژگی‌های مثبت این محصول به شمار می‌روند.

مشاهده‌ی دستگاه حضور و غیاب کارابان در دیجی‌کالا

3- دستگاه کنترل تردد NP620 AC 

اگر به‌دنبال خرید دستگاه حضور و غیاب برای مکان‌هایی هستید که تعداد پرسنل زیادی ندارند، مثلاً کمتر از 100 نفر، یکی از بهترین گزینه‌ها همین دستگاه مدل NP620 AC است.

این دستگاه اثر انگشت را در کمتر از یک ثانیه تشخیص می‌دهد و توانایی این را دارد که در پایان ماه، 100 هزار تردد پرسنل را به‌صورت فایل متنی درون فلش‌مموری در اختیارتان قرار دهد.

خوشبختانه این دستگاه اندازه‌ی کوچکی دارد و بسیار راحت هم روی دیوار نصب می‌شود. قیمت مناسب، منوی فارسی، قابلیت اتصال به منبع تغذیه خارجی توسط کابل‌های اکسس کنترل و امکان کنترل قفل‌های برقی از دیگر ویژگی‌های مثبت این محصول به شمار می‌روند.

مشاهده‌ی دستگاه کنترل تردد NP620 AC در دیجی‌کالا

4- دستگاه حضور و غیاب تیک باکس مدل TIK-CA New

اما بد نیست سری به یکی از دستگاه‌های کارتی بزنیم. محصولی که تصویرش را در بالا می‌بینید، دستگاهی کارتی‎ست، اما آپشن‌های متعددی دارد و امکانات زیادی در اختیارتان قرار می‌دهد. برای استفاده از دستگاه، باید آن را به اینترنت متصل کنید. هر کارمند می‌تواند کارت اختصاصی خود را داشته‌باشد و حتی به‌واسطه‌ی اپلیکیشن اندروید اختصاصی، حضور و غیاب‌اش را ثبت کند.

مورد مثبت دیگری که در این دستگاه وجود دارد این است که هر ورود و هر خروج کارمند را می‌تواند برای مدیر پیامک کند.

در ضمن خود مدیر می‌تواند مواردی همچون شیفت کاری، تعطیلات روزانه، ساعات استراحت و موارد این قبیل را برای دستگاه تعریف کند. در ضمن دستگاه توانایی ارائه‌ی گزارش از کارکرد پرسنل در هر زمان را دارد.

از دیگر ویژگی‌های این دستگاه می‌توان به امکان فعالیت با پاوربانک، امکان ذخیره‌ی ترددهای پرسنل و پشتیبانی سریع و دقیق توسط عوامل شرکت تیک باکس اشاره کرد.

مشاهده‌ی دستگاه حضور و غیاب تیک باکس در دیجی‌کالا